Менеджеры по обучению и развитию (L&D) играют ключевую роль в воспитании талантов, стимулировании организационного роста и инноваций. Однако многие из них считают, что тратят слишком много времени на административную работу. Они часто выражают недовольство тем, что количество времени, потраченного на выполнение административных задач, не совпадает с количеством времени, доступного для размышлений, поиска улучшений и, следовательно, повышения ценности бизнеса.
Административная работа - от составления графиков обучения до отслеживания успехов сотрудников - может отнимать ценное время и ресурсы, которые в противном случае можно было бы направить на стимулирование инноваций и реализацию стратегических инициатив.
С точки зрения компании-работодателя, когда менеджеры среднего и высшего звена тратят большие куски времени на административную работу, это расточительство. До недавнего времени варианты решения этой проблемы сводились к найму административного персонала, аутсорсингу или упрощению процесса.
К счастью, развитие технологий предлагает огромное количество решений для оптимизации административных процессов, позволяя руководителям L&D больше сосредоточиться на инновациях и достижении организационного успеха.
Однако правильный выбор технологии очень важен, так как внедрение новых решений, которые не подходят, оборачивается еще большей тратой усилий.
Административное бремя в управлении обучением и развитием
На менеджеров по обучению и развитию возлагается множество обязанностей, включая разработку учебных программ, проведение тренингов, оценку эффективности, управление поставщиками и развитие талантов. Однако большую часть их времени отнимают административные задачи, такие как:
- Запись на курсы и составление расписания: Ручная регистрация сотрудников в программах обучения и составление расписания занятий могут отнимать много времени и быть чреваты ошибками.
- Отслеживание прогресса сотрудников: Мониторинг прогресса каждого сотрудника, отслеживание результатов обучения и оценка результатов обучения требуют тщательного ведения учета и управления данными.
- Управление ресурсами: Обеспечение наличия учебных материалов, инструкторов и оборудования при оптимальном использовании ресурсов может представлять собой сложную логистическую задачу.
- Соблюдение нормативных требований и отчетность: Выполнение нормативных требований, составление отчетов о соответствии и ведение аудиторских записей требуют тщательного документирования и отчетности.
- Устранение пробелов, вызванных плохими исходными материалами для обучения: Во время недавнего разговора с клиентом, работающим в железнодорожной отрасли, руководитель отдела L&D упомянул, что ему приходится проводить эффективное обучение на основе руководства по эксплуатации, содержание которого восходит к викторианской эпохе! Работа над сотнями страниц материала для составления вопросов и материалов курса отнимала у его команды много времени.
Использование технологий для оптимизации административных процессов
Применяя технологические решения, менеджеры L&D могут автоматизировать повторяющиеся задачи, оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность работы. Вот несколько способов, с помощью которых технологии могут помочь снизить административную нагрузку:
1. Системы управления обучением (LMS):
Внедрение надежной LMS может коренным образом изменить способ управления учебными инициативами в организации. Платформы LMS предлагают такие функции, как:
- Автоматизированное зачисление: Сотрудники могут самостоятельно записываться на курсы, что сокращает ручную работу по зачислению.
- Централизованное хранилище контента: Централизованное хранилище учебных материалов, включая электронные книги, видео и интерактивные модули, упрощает управление контентом и доступ к нему.
- Отслеживание прогресса: Платформы LMS автоматически отслеживают прогресс учащихся, предоставляя в режиме реального времени информацию о количестве завершенных занятий и эффективности.
- Индивидуальная отчетность: Создавайте подробные отчеты об эффективности обучения, вовлеченности учащихся и показателях соответствия требованиям всего несколькими щелчками мыши.
2. Решения для виртуального класса:
Решения для виртуальных классов позволяют проводить удаленное обучение и снижают потребность в физической инфраструктуре. Такие возможности, как:
- Обучение под руководством инструктора в реальном времени: Проводите интерактивные учебные занятия удаленно, позволяя сотрудникам участвовать в них из любой точки мира.
- Средства совместной работы: Способствуйте проведению групповых обсуждений, секционных заседаний и совместных мероприятий с помощью виртуальных досок, чатов и средств видеоконференций.
- Запись и воспроизведение: Записывайте живые занятия для доступа к ним по требованию, чтобы учащиеся могли просматривать материалы в удобное для них время.
3. Мобильные учебные приложения:
Мобильные приложения для обучения позволяют сотрудникам получать знания на кончиках пальцев, обеспечивая доступ к учебным материалам в любое время и в любом месте. Ключевые особенности включают:
- Модули микрообучения: Предоставление обучающего контента, оптимизированного для использования на мобильных устройствах, отвечающего потребностям современных учащихся.
- Push-уведомления: Отправка напоминаний, обновлений и объявлений на мобильные устройства учащихся, чтобы они были вовлечены и информированы.
- Автономный доступ: Позволяет сотрудникам загружать материалы курса для просмотра в автономном режиме, обеспечивая непрерывное обучение даже в условиях слабого подключения к сети.
Хорошее приложение для микрообучения находит учебные задания среди самих бережливых сотрудников, а при наличии соответствующих возможностей искусственного интеллекта настройка и текущее обслуживание оценок знаний становятся простыми. Взгляните на приложение 3t приложение Knowledge Coach в качестве примера.
4. Опции автоматизации и интеграции:
Интеграция систем L&D с существующими системами управления персоналом, заработной платой и эффективностью работы для упрощения обмена данными и автоматизации административных рабочих процессов.
Автоматизация может:
- Автоматизируйте рутинные задачи: Настройте триггеры и рабочие процессы для автоматизации рутинных задач, таких как задания курса, уведомления и напоминания.
- Единый вход в систему (SSO): Обеспечьте беспрепятственный доступ к учебным платформам, используя существующие учетные данные сотрудников, что повышает удобство работы и безопасность.
- Интеграция данных: Интегрируйте данные LMS с HR-системами, чтобы упростить отчетность, аналитику и отслеживание соблюдения требований.
Само собой разумеется, что в этих приложениях все чаще используется искусственный интеллект. Возвращаясь к примеру с руководством по эксплуатации железнодорожной отрасли, можно сказать, что использование ИИ для извлечения соответствующих вопросов и ответов на тесты теперь легко осуществимо. Специалисты по обучению и развитию могут добиться тех же результатов за долю времени, которое требовалось раньше.
Создание пространства для инноваций
Используя технологии для оптимизации административных процессов, руководители L&D могут высвободить ценное время и ресурсы, освободив место для инноваций и стратегических инициатив. Вот как:
1. Сосредоточение на стратегических инициативах: Автоматизировав административные задачи, менеджеры L&D могут уделять больше времени стратегическим мероприятиям, таким как определение новых тенденций в обучении, разработка персонализированного опыта обучения и согласование инициатив по обучению с организационными целями.
2. Эксперименты и итерации: Освободившись от ограничений ручных процессов, команды L&D могут экспериментировать с инновационными методиками, технологиями и форматами обучения. Быстрое создание прототипов и итерации становятся возможными, что позволяет постоянно совершенствовать и внедрять инновации.
3. Расширение прав и возможностей сотрудников: Предоставить сотрудникам возможность взять на себя ответственность за свой путь в обучении с помощью возможностей самостоятельного обучения при содействии
Технология. Поощряйте обмен знаниями, сотрудничество и создание сетей взаимного обучения для формирования культуры непрерывного обучения и инноваций.
4. Принятие решений на основе данных: использование возможностей аналитики данных для получения действенных сведений об эффективности обучения, производительности сотрудников и пробелах в навыках. Кроме того, прогнозная аналитика позволяет предвидеть потребности в обучении, оптимизировать программы обучения и принимать стратегические решения.
Заключение
В заключение следует отметить, что технология предлагает преобразующее решение для облегчения административного бремени, с которым сталкиваются менеджеры по обучению и развитию, позволяя им сосредоточиться на инновациях и достижении организационного успеха. Используя системы управления обучением, решения для виртуальных классов, мобильные приложения для обучения и автоматизацию, команды L&D могут оптимизировать процессы, повысить операционную эффективность и создать культуру непрерывного обучения и инноваций. В постоянно меняющемся ландшафте обучения и развития использование технологий - это не просто выбор, а стратегический императив для достижения успеха.
